戸籍謄本と抄本の違いとは？提出が必要な場合や取得方法を解説

戸籍謄本の申請で役所の窓口を訪れると、「戸籍謄本か戸籍抄本のどちらが必要ですか？」と聞かれることがあります。「戸籍謄本には種類があるの？」「戸籍謄本と戸籍抄本の違いって？」など、わからないことだらけで戸惑ってしまう方もいるでしょう。そこで以下では、2つの違いと記載内容について解説します。

戸籍謄本とは？

戸籍謄本は、戸籍にいる全員分の記録を記載した文書のことです。戸籍の管理が電子データ化されるようになってから「戸籍全部事項証明書」という名称に変わりました。

戸籍抄本とは？

戸籍抄本は、戸籍にいる一部の人の記録を記載した文書のことです。戸籍の電子データ化により「戸籍個人事項証明書」という名称に変わりました。

どんなことが記載されているの？

戸籍謄本と戸籍抄本の違いは、全員分か個人分かというだけで、記載されている項目は同じです。

一番上には、戸籍の「本籍」と「筆頭者の氏名」が記載されています。そして同じ戸籍にいる家族の「戸籍に記録されている者」の項目があり、その人の「氏名」「生年月日」「父・母の氏名」「続柄」「出生日」「出生地」「届出日と届出人」などの情報が記載されています。

戸籍謄本の提出が必要な手続きは？

戸籍謄本の提出が必要になるのは、主にパスポートの発行や相続の手続きを行うときです。

パスポートで戸籍謄本が必要な理由は、国籍と身分関係を公証するため。公証する手段が唯一、戸籍謄本しかないことからパスポートを発行する際に提出が求められるのです。

相続の手続きで戸籍謄本が必要な理由は、相続人を確定させるためです。戸籍謄本を求められる手続きは以下のようになっています。

・遺言書の検認

・預貯金の名義変更

・相続税の申告

・不動産の相続登記

・遺族年金の請求

・相続放棄の申し立て

上述した手続きを行う際は戸籍謄本が必要なので、早めに準備しましょう。

なお、令和6年3月1日以降から婚姻届・離婚届・転籍届・入籍届・養子縁組届などの手続きを行う際は、戸籍謄本の提出が不要になっています。基本的には準備しなくても問題ありませんが、役所が戸籍を紙で管理している場合は戸籍謄本の提出が求められます。婚姻届を提出する場合は、事前に役所に確認しておくことをおすすめします。

戸籍謄本（抄本）を取得するには以下の4つの方法があります。

①役所に取りに行く

戸籍謄本（抄本）は本籍地の役所でしか発行することができません。住民票がある現在の住所と本籍地が異なる場合があるので注意しましょう。

交付申請に行くときは、前もって窓口の受付時間を確認しておくと安心です。受付時間は役所によって異なります。ホームページに掲載されているのでチェックしておきましょう。

なお、交付には運転免許証、パスポート、住民基本台帳カード（写真付き）など、本人確認できるものが必要です。

②代理人が役所に取りに行く

戸籍謄本（抄本）は、代理人に取得を依頼することも可能です。その場合、「本人からの委任状」「代理人の本人確認の書類（顔写真付き）」「印鑑（認印でもOK）」を持参してもらいましょう。委任状は役所の窓口で貰うか、ホームページでダウンロードすることができます。

なお、委任状には委任者本人の住所、生年月日、署名押印と、代理人の住所、氏名、生年月日の記入が必要です。

③役所から取り寄せる（郵送請求）

戸籍謄本は、郵送で自宅まで届けてもらうことも可能です。仕事などで忙しくて役所の営業時間内に行けない方や、役所が遠方にあるという方におすすめです。ただし、郵送なので戸籍謄本が自宅に届くまで1～2週間程度かかります。婚姻届の提出予定日までに間に合わなくなる恐れがあるため、申請の手続きはできるだけ早めに済ませましょう。

郵送請求で必要なものは以下の4つです。

戸籍謄本の請求用紙

本籍地の役所のホームページからダウンロードするか、必要事項を記入して用紙を自作することもできます。請求用紙には「必要な戸籍の本籍地」「筆頭者氏名」「戸籍謄本（抄本）の必要枚数」「使用目的」「請求者氏名・印」「続柄」「住所」「電話番号」を明記します。

身分証明書のコピー1枚

運転免許証など、本人の氏名住所を確認できる書類の写しが1枚必要です。

交付手数料

現金ではなく、定額小為替または現金書留を用意します。

返信用封筒

返信用封筒も準備しておく必要があります。自分の住所・氏名を記入し、切手を貼っておきましょう。

これら4つをひとつの封筒に入れ、本籍地の役所に送付します。郵送請求の詳細や不明点は本籍地の役所のホームページを見て確認するか、直接電話で問い合わせましょう。

④コンビニでプリントアウトする

マイナンバーカードまたは住民基本台帳カードがあれば、コンビニのマルチコピー機でカードを読み取り、戸籍謄本をプリントアウトすることもできます。ただし、サービスに対応していない自治体もあるため、事前に確認してから利用しましょう。

ここでは、戸籍謄本・戸籍抄本に関するよくある疑問にお答えします。

Ｑ.有効期限はあるの？

戸籍謄本・戸籍抄本に有効期限はありません。そのため、以前発行した戸籍謄本・戸籍抄本を使用しても問題ないのです。ただし、家族関係が変更になっている場合は使用することができないため、再取得が必要です。また、パスポートの申請で戸籍謄本を提出する場合は、「発行から6ヵ月以内のもの」と指定されています。手続きによっては期限が設けられているので、事前に確認してから取得しましょう。

Ｑ.婚姻届と一緒に提出しないと受理してもらえない？

前述したように、令和6年3月1日以降から戸籍謄本の提出は不要になっています。そのため、戸籍謄本を提出しなくても婚姻届は受理されます。

ただし、戸籍を紙で管理している役所に婚姻届を提出する場合は、戸籍謄本も提出が必要です。役所によっては戸籍謄本をあとから提出しても婚姻届を受理してもらえるので、その場合は取得が間に合わなくても問題ありません。

婚姻届を確実に提出日に受理してもらえるように、戸籍謄本の提出が必要かどうかを確認しておきましょう。

Q.本籍地の役所に行かないと取得できない？

本籍地の役所に行かなくても戸籍謄本・戸籍抄本を取得することは可能です。前述したように、戸籍謄本・戸籍抄本は役所から郵送で取り寄せることができます。本籍地の役所が遠い場合や忙しくて役所に行けない場合は、郵送で取り寄せると良いでしょう。

このほか、マイナンバーカードまたは住民基本台帳カードがあれば、コンビニでプリントアウトすることもできます。ただし、サービスに対応していない場合は利用できないため、事前に確認しておくことをおすすめします。

戸籍謄本・戸籍抄本を取得するうえでの注意点は、以下の通りです。

早めに取得する

婚姻届の提出に戸籍謄本・戸籍抄本が必要な場合は、早めに取得することが大切です。本籍地が近くても、仕事の都合で役所の窓口が開いている時間に行けないこともあるでしょう。郵送してもらう場合は、手元に届くまでに1〜2週間程度かかります。

代理人に取得を依頼する方法もありますが、委任状を準備しなければいけません。戸籍謄本・戸籍抄本の取得には時間がかかるため、早めに手続きを済ませるようにしましょう。

大切に保管する

戸籍謄本・戸籍抄本には、個人情報が記載されています。また、戸籍謄本の場合は自分だけでなく家族全員の個人情報も記載されているため、取り扱いには注意しなければなりません。提出しないときは、持ち歩かずに自宅で大切に保管しておくようにしましょう。

戸籍謄本や戸籍抄本の取得は、予想以上に手間取ってしまうことがあります。「現住所が本籍地だと思い込んでいた」「実家の住所が本籍地だと思っていたけれど違っていた」など、本籍地がすぐにわからなくて困ってしまったという例もあります。本籍地が遠方だと取得までに時間もかかるので、早めに行動することをおすすめします。